Acord de prelucrare a datelor

Acest acord, încheiat în temeiul art. 28 din Regulamentul (UE) 2016/679 („GDPR”), face parte din Termenii și condițiile platformei.

1. Părțile

Operatorul este organizația care folosește platforma („Clientul”). Persoana împuternicită este CREATIVEAPP S.R.L., 52963046, cu sediul în str. Pictor Ion Andreescu nr. 1A, mun. Bacău, jud. Bacău, 600099.

2. Obiectul, durata, natura și scopul prelucrării

Persoana împuternicită găzduiește și prelucrează datele necesare Clientului pentru a emite contracte, a le trimite spre semnare, a colecta semnăturile, a sigila și a păstra documentele finale. Prelucrarea durează cât timp contul Clientului este activ, plus perioada de returnare și ștergere de la punctul 9.

3. Persoanele vizate

Persoanele cărora Clientul le trimite contracte și pe care le numește în ele (clienți, beneficiari, chiriași, pacienți, angajați, garanți, reprezentanții lor legali), persoanele din agenda de contacte a Clientului și utilizatorii contului Clientului.

4. Categoriile de date

Date de identificare (nume, CNP, seria și numărul actului de identitate), date de contact, datele scrise în contracte, imaginea semnăturii desenate sau documentul semnat cu certificatul propriu al semnatarului, împreună cu datele certificatului, adresa IP și dispozitivul de la semnare, istoricul fiecărui contract. În formularele online, date din categorii speciale (de exemplu, privind sănătatea) numai când Clientul le cere într-o secțiune separată și numai cu consimțământul explicit al persoanei vizate, dat prin bifa care deschide secțiunea.

5. Instrucțiunile Clientului

Persoana împuternicită prelucrează datele numai pe baza instrucțiunilor documentate ale Clientului — configurarea și folosirea platformei sunt astfel de instrucțiuni — și îl informează dacă o instrucțiune pare să încalce legea.

6. Confidențialitate și securitate

Persoanele care au acces la date sunt ținute de confidențialitate. Persoana împuternicită aplică măsurile tehnice și organizatorice descrise pe pagina Securitate, potrivit art. 32 GDPR, și le actualizează pe măsura riscurilor.

7. Subprocesatori

Clientul autorizează în general folosirea subprocesatorilor din lista publicată. Persoana împuternicită anunță cu cel puțin 30 de zile înainte orice subprocesator nou sau înlocuit, iar Clientul se poate opune, caz în care poate închide contul fără costuri. Fiecare subprocesator are obligații de protecție a datelor cel puțin echivalente cu cele din acest acord.

8. Asistență

Persoana împuternicită ajută Clientul să răspundă cererilor persoanelor vizate (acces, rectificare, ștergere, portabilitate), îi pune la dispoziție exportul complet al datelor și îl sprijină la evaluările de impact. Notifică Clientul despre o încălcare a securității datelor fără întârzieri nejustificate, în cel mult 48 de ore de la constatare, cu informațiile disponibile.

9. Încetarea

La închiderea contului, Clientul își poate exporta datele timp de 30 de zile. După aceea, persoana împuternicită șterge datele, cu excepția celor pe care legea o obligă să le păstreze. Copiile de siguranță se șterg pe măsură ce expiră, în cel mult 30 de zile.

10. Transferuri în afara Spațiului Economic European

Datele stau în Uniunea Europeană. Singura excepție este citirea automată a documentelor de identitate, o funcție opțională, care trimite imaginea documentului unui subprocesator din SUA, pe baza clauzelor contractuale standard. Clientul o poate opri.

11. Audit

Persoana împuternicită pune la dispoziția Clientului informațiile necesare pentru a demonstra respectarea acestui acord și permite audituri, cu un preaviz rezonabil și fără a afecta confidențialitatea datelor altor clienți.